Quản lý thời gian là việc chủ động lên kế hoạch và kiểm soát quỹ thời gian của mình: biết việc nào làm trước, việc nào làm sau, mỗi việc dành bao lâu, để hoàn thành điều quan trọng mà không kiệt sức. Kỹ năng quản lý thời gian không nhằm nhồi thêm việc vào một ngày. Nó giúp ta làm đúng việc, vào đúng lúc, với sức lực còn lại vừa đủ.
| Nghĩa ngắn | Sắp xếp, kiểm soát thời gian để làm việc hiệu quả |
| Tiếng Anh | Time management |
| Gồm | Đặt mục tiêu, xếp thứ tự ưu tiên, lập kế hoạch, hạn chế xao nhãng |
| Phương pháp quen thuộc | Ma trận Eisenhower, kỹ thuật Pomodoro, mục tiêu SMART |
Quản lý thời gian thực chất là gì?
Thời gian thì ai cũng có hai mươi bốn giờ, không ai “quản” được nó trôi nhanh hay chậm. Cái ta thật sự sắp xếp là những việc mình làm trong quỹ giờ ấy. Các tài liệu về kỹ năng làm việc mô tả quản lý thời gian như việc lập kế hoạch rồi kiểm soát có ý thức lượng thời gian dành cho từng hoạt động, nhằm làm việc hiệu quả hơn.
Quá trình đó thường có bốn bước nối nhau:
- Xác định mục tiêu cho một ngày, một tuần, một học kỳ.
- Xếp thứ tự ưu tiên: việc nào quan trọng, việc nào chỉ gấp.
- Lên kế hoạch: chia việc lớn thành phần nhỏ, ước lượng mỗi phần mất bao lâu.
- Giữ sự tập trung khi làm, rồi nhìn lại cuối ngày để điều chỉnh.
Ở bước hai, nhiều người dùng ma trận Eisenhower: chia việc vào bốn ô theo hai câu hỏi “có quan trọng không” và “có gấp không”. Việc quan trọng mà chưa gấp, như ôn bài từ đầu tháng, mới là ô dễ bị bỏ quên nhất. Ở bước bốn, kỹ thuật Pomodoro do Francesco Cirillo nghĩ ra từ cuối thập niên 1980 chia thời gian thành từng lượt 25 phút làm việc xen nghỉ ngắn, sau bốn lượt thì nghỉ dài hơn. Tên kỹ thuật lấy theo chiếc đồng hồ hẹn giờ hình quả cà chua (pomodoro trong tiếng Ý) mà Cirillo dùng thời sinh viên.
Một lưu ý nhỏ về chữ viết: “quản lý” và “quản lí” đều được chấp nhận, xem thêm ở bài viết quản lý với y dài hay i ngắn.
Vì sao giờ cứ trôi mà việc không xong?
Thiếu kỹ năng quản lý thời gian hiếm khi do lười đơn thuần. Thường có vài nguyên nhân chồng lên nhau:
- Không rõ mục tiêu: không biết hôm nay cần xong cái gì nên việc nào cũng làm một chút.
- Xao nhãng: mỗi thông báo điện thoại kéo sự chú ý đi, quay lại mất thêm thời gian mới tập trung được như cũ.
- Ước lượng sai: nghĩ bài thuyết trình mất một buổi, thực ra cần ba.
- Không biết từ chối: nhận thêm việc của người khác đến mức lịch của mình vỡ.
- Trì hoãn: để việc khó đến phút chót, đúng kiểu thói để mai tính.
Có một nhận xét nửa đùa nửa thật mang tên định luật Parkinson: công việc sẽ phình ra cho vừa đầy khoảng thời gian dành cho nó. Cho mình một tuần để viết bài luận, ta sẽ loay hoay đúng một tuần; cho hai ngày, nhiều khi vẫn xong.
Tác động của việc thiếu kỹ năng này thấy rõ: chạy việc sát hạn, chất lượng kém, ngủ ít, cáu gắt, và cảm giác bận suốt ngày mà chẳng tiến lên. Kéo dài, nó dễ dẫn tới tình trạng cạn kiệt sức lực vì học và làm. Nếu thấy mình mệt mỏi, mất ngủ kéo dài dù đã sắp xếp lại lịch, nên trò chuyện với chuyên gia tâm lý hoặc bác sĩ.
Dấu hiệu một người quản lý thời gian tốt
| Quản lý thời gian tốt | Quản lý thời gian chưa tốt |
|---|---|
| Biết rõ ba việc quan trọng nhất trong ngày | Mở mắt ra mới nghĩ hôm nay làm gì |
| Bắt đầu việc lớn sớm, chia nhỏ ra làm | Dồn hết vào đêm trước hạn nộp |
| Đến đúng giờ, có thời gian dự phòng | Hay trễ hẹn, luôn “sắp tới rồi” |
| Dám nói “không” với việc không cần thiết | Nhận mọi lời nhờ rồi làm không xuể |
| Vẫn có giờ nghỉ, ngủ đủ | Lúc nào cũng bận, nhưng khó kể đã làm được gì |
Dấu hiệu dễ nhận nhất là cuối ngày người ấy kể được mình đã xong việc gì. Người quản lý thời gian kém thường chỉ kể được mình đã bận ra sao.
Đừng nhầm với bận rộn hay làm nhiều việc một lúc
Ba thứ này hay bị gộp làm một. Bận rộn chỉ là lịch kín; người bận rộn có thể đang làm toàn việc không quan trọng. Đa nhiệm, tức làm nhiều việc cùng lúc, nghe có vẻ tiết kiệm giờ, nhưng việc chuyển qua chuyển lại khiến mỗi việc đều kém đi; bài làm nhiều việc cùng một lúc có hiệu quả không bàn kỹ chỗ này. Quản lý thời gian tốt nhiều khi lại là làm ít việc hơn, nhưng đúng việc.
Ngược lại, quản lý thời gian cũng không phải là lấp kín từng phút. Một thời gian biểu không chừa chỗ nghỉ sẽ vỡ ngay từ ngày thứ ba. Cái lịch tốt nhất là cái lịch mình giữ được, kể cả khi có một tiết kiểm tra đột xuất chen vào.
Quản lý thời gian ở trường và chỗ làm
Kỹ năng quản lý thời gian là gì?
Là khả năng tự đặt mục tiêu, xếp thứ tự ưu tiên, lập kế hoạch và giữ tập trung để làm xong việc đúng hạn. Nhà tuyển dụng thường xếp nó vào nhóm kỹ năng mềm quan trọng, cạnh làm việc nhóm và giao tiếp.
Học sinh nên quản lý thời gian thế nào?
Bắt đầu bằng một thời gian biểu đơn giản: giờ học trên lớp, giờ tự học, giờ nghỉ và giờ ngủ. Mỗi tối ghi ra hai ba việc phải xong ngày mai, việc khó làm vào lúc đầu óc tỉnh táo nhất. Nhìn lại cuối tuần để sửa lịch.
Quản lý thời gian tiếng Anh là gì?
Là time management. Kỹ năng này trong hồ sơ xin việc thường viết là time management skills.
Mục tiêu SMART liên quan gì đến quản lý thời gian?
SMART là cách đặt mục tiêu cụ thể, đo được và có thời hạn. Có mục tiêu rõ thì mới biết nên dành giờ cho việc gì, nên đây thường là bước đầu tiên; chi tiết có ở bài cách đặt mục tiêu theo năm tiêu chí SMART.