Dấu treo là cách đóng con dấu đơn vị ở góc trên trang thứ nhất của phụ lục hay giấy tờ đi kèm, sao cho mực dấu phủ lên một phần dòng tên đơn vị hoặc dòng tên phụ lục, chứ không nằm trên chữ ký. Việc này hay được gọi là đóng dấu treo. Dấu treo cho biết trang giấy ấy thuộc về văn bản chính, nhưng tự nó không thay được chữ ký của lãnh đạo.
| Nghĩa ngắn | Dấu đóng ở đầu trang, trùm lên tên cơ quan hoặc tên phụ lục |
| Lĩnh vực | Thuật ngữ văn thư, hành chính (không phải dấu câu hay dấu thanh) |
| Căn cứ hiện hành | Điều 33 Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư |
| Dùng khi | Đóng lên phụ lục, văn bản kèm theo văn bản chính; một số giấy tờ nội bộ |
Chữ “dấu” trong dấu treo là dấu gì?
Chữ dấu ở đây là con dấu, khuôn mực đỏ mang tên cơ quan, chứ không phải dấu câu hay dấu thanh mà học sinh quen gặp trong giờ Tiếng Việt. Con dấu in lên giấy tờ để làm bằng, cho biết giấy tờ ấy do đúng cơ quan đó phát hành.
Còn chữ treo thì văn bản pháp luật không giải thích. Cách hiểu dễ nhớ nhất: con dấu nằm lơ lửng ở góc trên của trang giấy, không “đứng” trên chữ ký nào cả. Đó là chỗ khác nhau căn bản giữa dấu treo và con dấu đóng ở cuối văn bản.
Nghị định 30/2020/NĐ-CP chỉ rõ chỗ đóng: phụ lục hay giấy tờ ban hành kèm theo thì con dấu nằm ở trang thứ nhất, phủ lên một phần dòng tên đơn vị hoặc dòng tên phụ lục. Vì tên cơ quan thường in ở góc trái đầu trang, dấu treo cũng thường nằm phía bên trái. Chi tiết thực hiện dấu treo, dấu giáp lai và dấu nổi thì Nghị định giao cho thủ trưởng từng nơi tự đặt ra. Muốn biết phụ lục là gì và nằm ở đâu trong một văn bản, xem bài phần phụ lục đi kèm văn bản.
Dấu treo, dấu giáp lai và dấu trên chữ ký
| Loại | Đóng ở đâu | Để làm gì |
|---|---|---|
| Dấu trên chữ ký | Cuối văn bản, trùm khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái | Cùng chữ ký người có thẩm quyền xác nhận văn bản do cơ quan ban hành |
| Dấu treo | Trang thứ nhất, phủ lên dòng tên đơn vị hoặc tên phụ lục | Cho biết trang hoặc phụ lục đó là một phần của văn bản chính |
| Dấu giáp lai | Mép phải của văn bản hoặc phụ lục, trùm lên các tờ giấy, mỗi dấu không quá 5 tờ | Chống thay tờ, rút tờ trong tập văn bản nhiều trang |
Nhìn bảng sẽ thấy ba con dấu có thể là cùng một con dấu, chỉ khác chỗ đóng và mục đích. Dấu trên chữ ký mới là cái làm nên giá trị của văn bản; dấu treo và dấu giáp lai làm nhiệm vụ “khóa” các trang lại với nhau, để không ai thay ruột tài liệu mà không bị phát hiện.
Nghị định cũng nhấn một nguyên tắc: giấy tờ phải được người có thẩm quyền ký xong rồi mới đóng dấu. Thứ tự đúng là ký trước, đóng dấu sau.
Đóng dấu treo có làm văn bản có giá trị pháp lý không
Không. Theo cách hiểu thống nhất của các trang tư vấn luật, dấu treo không tự tạo ra giá trị pháp lý cho trang giấy được đóng. Nó chỉ chứng minh trang đó gắn với văn bản chính đã được ký và đóng dấu đầy đủ. Một tờ giấy chỉ có dấu treo mà không có chữ ký thì không phải văn bản có hiệu lực.
Ngoài phụ lục, nhiều đơn vị còn đóng dấu treo lên một số chứng từ (như liên hóa đơn) hay văn bản nội bộ để tiện nhận biết giấy tờ của mình. Đó là thói quen quản lý của từng nơi, không phải quy định chung bắt buộc.
Với người học, dấu treo là một chi tiết nhỏ của cả hệ thống thể thức văn bản hành chính: quốc hiệu, tên cơ quan, số kí hiệu, trích yếu, nơi nhận, chữ ký và con dấu. Bài văn bản là gì theo SGK mới giải thích văn bản được hiểu rộng ra sao, từ bài thơ tới một quyết định hành chính.
Câu hỏi quanh chuyện đóng dấu treo
Đóng dấu treo là gì?
Là việc ấn con dấu đơn vị lên phần đầu trang thứ nhất của phụ lục hay giấy tờ kèm theo, để mực dấu đè lên tên đơn vị hoặc tên phụ lục. Mỗi cơ quan có thể có quy chế riêng về cách làm.
Dấu treo và dấu giáp lai khác nhau thế nào?
Dấu treo nằm ở đầu trang, đè lên dòng tên đơn vị hay tên phụ lục. Dấu giáp lai nằm ở mép phải, đóng trùm qua nhiều tờ một lúc để các tờ không bị thay. Hai loại dấu thường đi cùng nhau trong một bộ hồ sơ dày.
Dấu treo có cần chữ ký đi kèm không?
Bản thân dấu treo không đóng lên chữ ký. Nhưng nó chỉ có ý nghĩa khi văn bản chính đã được ký và đóng dấu đúng quy định.
Dấu treo có phải là dấu câu trong tiếng Việt không?
Không. Tiếng Việt không có dấu câu nào tên là dấu treo. Đây là thuật ngữ của công tác văn thư, chỉ cách đóng con dấu cơ quan lên giấy tờ.