Phụ lục là phần tài liệu đặt kèm sau phần chính của một cuốn sách, bản báo cáo, luận văn hay hợp đồng, để bổ sung những thứ cần có mà nhét vào giữa bài thì rườm: bảng số liệu, phiếu khảo sát, ảnh, bản đồ, điều khoản chi tiết. Hỏi “phụ lục là cái gì” thì có thể đáp gọn: đó là phần “đính kèm” có đánh số, nằm cuối văn bản.
| Nghĩa | Phần tài liệu kèm thêm để bổ sung cho nội dung của tài liệu chính |
| Gốc từ | Hán Việt 附錄: phụ (thêm vào, kèm theo) + lục (ghi chép) |
| Loại từ | Danh từ |
| Hay gặp ở | Sách, luận văn, báo cáo nghiên cứu, hợp đồng, văn bản pháp luật |
Phụ lục được từ điển định nghĩa ra sao?
Từ điển tiếng Việt (Hoàng Phê) xếp phụ lục là danh từ, nghĩa là phần tài liệu đi kèm để làm đầy đủ thêm cho tài liệu chính. Ví dụ từ điển đưa ra rất đời thường: một quyển sách có nhiều phụ lục bổ ích.
Hai chữ “kèm thêm” là mấu chốt. Phụ lục không phải nội dung chính, bỏ đi thì văn bản vẫn đọc được trọn ý. Nhưng có nó, người đọc kiểm chứng được những gì tác giả viết. Một cuốn sách lịch sử có thể để phần niên biểu ở phụ lục; một cuốn từ điển có phụ lục bảng chữ viết tắt; sách giáo khoa Ngữ văn có bảng tra cứu thuật ngữ ở cuối.
Câu dùng thường gặp:
- “Bảng điểm chi tiết của cả lớp xem ở phụ lục 2.”
- “Hai bên kí phụ lục để điều chỉnh thời hạn giao hàng.”
- “Phiếu khảo sát gốc em để trong phụ lục, không đưa vào thân bài.”
附錄: ghi thêm, chép kèm
Chữ phụ (附) theo Thiều Chửu có nghĩa bám vào, nương theo, rồi thêm vào. Cùng gốc có phụ thuộc (dựa vào cái khác), phụ họa (hùa theo), phụ chú (lời chú thêm). Cần phân biệt với chữ phụ 負 (gánh vác) trong phụ trách và chữ phụ 婦 trong phụ nữ: đọc giống nhau nhưng là ba chữ khác.
Chữ lục (錄) nghĩa là sao chép, ghi lại, rồi chỉ luôn tập sổ ghi chép. Họ từ của nó có mục lục, kí lục, ngữ lục, lục sự (người ghi chép ở tòa án), và cả kỉ lục. Ghép hai chữ, phụ lục là phần ghi thêm, chép kèm theo phần chính.
Phụ lục, phụ chú, mục lục, tài liệu tham khảo: đừng xếp nhầm chỗ
Bốn thành phần này đều nằm ở “rìa” một văn bản nên hay bị lẫn khi trình bày bài nghiên cứu.
| Thành phần | Là gì | Thường ở đâu |
|---|---|---|
| Phụ lục | Tài liệu bổ sung: số liệu thô, phiếu hỏi, ảnh, bản vẽ, văn bản gốc | Cuối văn bản, sau tài liệu tham khảo |
| Phụ chú (chú thích) | Lời giải thích ngắn cho một từ, một ý trong bài | Chân trang hoặc cuối chương |
| Mục lục | Danh sách các phần, chương kèm số trang | Đầu hoặc cuối sách |
| Tài liệu tham khảo | Danh sách sách, bài báo, trang web người viết đã dùng | Cuối bài, trước phụ lục |
Mẹo nhớ: tài liệu tham khảo cho biết em đã đọc gì; phụ lục cho thấy em đã làm ra gì hoặc đã thu được gì. Một cuốn sách người khác viết thì đưa vào danh mục tham khảo; còn bảng tổng hợp 120 phiếu khảo sát em tự phát thì đặt ở phụ lục.
Ai hay gõ nhầm “kham khảo” có thể xem bài viết về chữ tham khảo.
Phụ lục hợp đồng có giá trị đến đâu
Ngoài sách vở, cụm từ người lớn hay nhắc nhất là phụ lục hợp đồng. Bộ luật Dân sự 2015 (Điều 403) cho phép các bên lập phụ lục đi theo hợp đồng nhằm nói rõ hơn vài điều khoản. Giá trị pháp lí của tờ phụ lục ngang với bản hợp đồng gốc, nhưng nó không được viết ngược lại những gì hợp đồng đã thỏa thuận. Khi muốn đổi đơn giá, kéo dài thời hạn hay bổ sung danh mục hàng, các bên thường kí phụ lục thay vì làm lại hợp đồng từ đầu.
Phụ lục hợp đồng cũng khác hợp đồng phụ. Phụ lục nằm bên trong hợp đồng, là một bộ phận của nó; còn hợp đồng phụ đứng riêng thành văn bản khác, chỉ sống được khi hợp đồng chính còn giá trị. Gặp việc cụ thể thì nên hỏi người có chuyên môn pháp lí.
Làm phụ lục cho bài báo cáo nghiên cứu ở trường
Từ lớp 10, chương trình Ngữ văn có kiểu bài viết báo cáo nghiên cứu, và đây là chỗ học sinh lần đầu phải tự làm phụ lục. Vài điều nên nhớ:
- Chỉ đưa vào phụ lục thứ đã nhắc trong bài. Thân bài viết “kết quả khảo sát ở Phụ lục 1” thì Phụ lục 1 phải đúng là bảng ấy.
- Đánh số và đặt tên rõ: Phụ lục 1: Phiếu khảo sát; Phụ lục 2: Bảng tổng hợp kết quả. Mỗi phụ lục nên bắt đầu ở trang mới.
- Xếp theo thứ tự xuất hiện trong bài, không xếp theo độ dài hay sở thích.
- Ghi nguồn cho ảnh, bản đồ, biểu đồ lấy từ chỗ khác.
- Đừng dồn hết vào phụ lục. Số liệu quan trọng nhất để chứng minh luận điểm vẫn phải nằm trong thân bài, phụ lục chỉ giữ bản đầy đủ.
Muốn xem một bản báo cáo hoàn chỉnh có các phần ấy, đọc các bài mẫu trong hướng dẫn viết báo cáo nghiên cứu lớp 10. Phần dữ liệu đặt ở phụ lục cũng giống cách một văn bản thông tin trình bày số liệu, hình ảnh: rõ ràng, có nhãn, dễ tra.
Vài điều học sinh hay hỏi về phụ lục
Phụ lục là cái gì trong một bài luận?
Là phần đặt sau tài liệu tham khảo, chứa những tài liệu bổ sung như số liệu thô, phiếu hỏi, ảnh minh họa. Người chấm đọc thân bài trước, cần kiểm chứng thì lật xuống phụ lục.
Phụ lục tiếng Anh là gì?
Thường là appendix (số nhiều appendices hoặc appendixes). Phụ lục hợp đồng hay được dịch là contract appendix hoặc annex.
Bài báo cáo có bắt buộc phải có phụ lục không?
Không bắt buộc. Bài ngắn, không có khảo sát hay số liệu dài thì có thể bỏ phụ lục. Chỉ thêm khi thật sự có tài liệu cần đính kèm.
Phụ lục có tính vào số trang của bài không?
Thường có đánh số trang và ghi vào mục lục để dễ tra, nhưng nhiều yêu cầu về độ dài chỉ tính phần thân bài. Nên hỏi thầy cô hoặc đọc kĩ hướng dẫn trình bày trước khi nộp.