PO là viết tắt của Purchase Order, nghĩa là đơn đặt hàng: tờ chứng từ bên mua gửi cho bên bán, ghi rõ mua gì, bao nhiêu, giá nào, giao lúc nào. Đây là nghĩa phổ biến nhất khi người ta hỏi “PO là gì” trong công ty, cửa hàng hay xuất nhập khẩu. Chữ na ná là POS thì lại chỉ máy tính tiền, máy quẹt thẻ ở quầy thu ngân.
| Nghĩa phổ biến | Đơn đặt hàng do bên mua lập và gửi nhà cung cấp |
| Viết đầy đủ | Purchase Order (số nhiều: POs) |
| Hay gặp ở | Phòng mua hàng, kế toán, kho, công ty xuất nhập khẩu |
| Chữ dễ nhầm | POS (Point of Sale): điểm bán hàng, máy tính tiền ở quầy |
PO là gì?
Hãy tưởng tượng một trường học cần mua 200 bộ bàn ghế. Thầy cô không thể gọi điện nói miệng “gửi giúp bàn ghế nhé”. Phòng hành chính sẽ lập một PO: tên trường, tên xưởng gỗ, loại bàn ghế, số lượng, đơn giá, hạn giao, cách thanh toán, rồi ký và gửi đi. Xưởng gỗ đọc, đồng ý, xác nhận lại. Từ lúc ấy, hai bên đã có một thỏa thuận mua bán rõ ràng.
Wikipedia tiếng Anh mô tả PO là chứng từ thương mại do người mua phát hành, liệt kê loại hàng, số lượng và giá đã thống nhất. Chỉ gửi PO thì chưa thành hợp đồng; khi người bán chấp nhận đơn, ràng buộc giữa hai bên mới hình thành. Các trang kế toán Việt Nam cũng giải thích theo hướng đó.
Một tờ PO thường có:
- số PO và ngày lập, để sau này đối chiếu;
- thông tin bên mua, bên bán;
- tên hàng hoặc dịch vụ, số lượng, đơn giá, thành tiền;
- nơi nhận hàng và ngày phải giao;
- cách trả tiền, hạn trả và chữ ký người có thẩm quyền.
Nhiều doanh nghiệp áp dụng nguyên tắc “không có PO thì không thanh toán”: hóa đơn gửi về mà không ghi số PO sẽ bị trả lại. Nhờ vậy kế toán biết món tiền nào đi với lần mua nào.
Chữ PO trong lời ăn tiếng nói nơi văn phòng
Dân văn phòng dùng PO như một danh từ quen tay, chen vào câu tiếng Việt:
- Trong email gửi nhà cung cấp: “Bên em gửi PO số 0215 đính kèm, anh xác nhận giúp em trước thứ Sáu.”
- Giữa hai đồng nghiệp: “Chưa có PO thì kho không xuất hàng đâu, chị duyệt giúp em nhé.”
- Kế toán nhắc phòng ban: “Hóa đơn này thiếu số PO, anh bổ sung để em vào sổ.”
- Trong cuộc họp cuối tháng: “Tháng này nhận được ba PO lớn từ khách miền Trung.”
- Người bán hàng online kể chuyện: “Lần đầu bán sỉ cho công ty, họ đòi gửi PO và hóa đơn, mình cuống cả lên.”
Email công việc còn đầy những chữ tắt kiểu này; một chữ khác hay đứng đầu thư là FYI, giải thích trong bài FYI dùng thế nào khi chuyển tiếp thư.
Ngoài văn phòng, việc đặt hàng được nói gọn bằng chữ order, đôi khi bị viết sai thành chữ oder khi mua hàng.
PO, hóa đơn và hợp đồng: ba tờ giấy khác vai
| PO (đơn đặt hàng) | Hóa đơn (invoice) | Hợp đồng mua bán | |
|---|---|---|---|
| Ai lập | Bên mua | Bên bán | Hai bên cùng ký |
| Lúc nào | Trước khi giao hàng | Sau khi giao hàng hoặc cung cấp dịch vụ | Thường trước cả loạt đơn hàng |
| Để làm gì | Nói “tôi muốn mua những thứ này” | Nói “anh cần trả số tiền này” | Quy định quyền, nghĩa vụ, cách xử lý tranh chấp |
Với khách quen, hai công ty thường ký một hợp đồng khung dài hạn, sau đó mỗi lần cần hàng chỉ gửi một PO ngắn gọn. Người mới vào nghề hay lẫn PO với hóa đơn, cứ nhớ theo chiều đi: PO chạy từ người mua sang, hóa đơn chạy từ người bán về.
Hàng theo PO nhập khẩu nhiều khi phải nằm chờ ở kho ngoại quan, nơi hải quan giám sát trước khi thông quan.
POS ở quầy thu ngân là gì?
POS là viết tắt của Point of Sale, điểm bán hàng: chỗ và lúc một giao dịch được hoàn tất, tức quầy tính tiền. Ở Việt Nam, “máy POS” thường để chỉ máy quẹt thẻ ngân hàng, còn “phần mềm POS” là phần mềm bán hàng in hóa đơn, trừ kho, thống kê doanh thu. Một hệ thống POS đầy đủ gồm máy tính tiền, máy quét mã vạch, ngăn kéo đựng tiền, máy in hóa đơn và thiết bị thanh toán thẻ.
Khi trả tiền bằng thẻ, nên tự cầm thẻ đưa vào máy và che tay lúc nhập mã PIN. Nhân viên lấy thẻ mang đi chỗ khác là dấu hiệu cần dè chừng.
PO còn là viết tắt của những gì?
Ngoài đơn đặt hàng, PO còn được dùng cho vài cụm khác, tùy ngành:
- Product Owner trong làm phần mềm theo Scrum: người chịu trách nhiệm tối đa hóa giá trị sản phẩm và sắp xếp danh sách việc cần làm của nhóm.
- Post office (bưu điện), như trong P.O. Box là hộp thư thuê tại bưu điện.
- Một số chức danh trong quân đội, cảnh sát ở các nước nói tiếng Anh.
Gặp chữ PO trong bản tin tuyển dụng ngành công nghệ thì gần như chắc chắn là Product Owner; trong phòng kế toán thì là đơn đặt hàng. Dân văn phòng cũng hay nhắc chữ OT khi chạy kịp đơn hàng, xem thêm chuyện làm thêm giờ ở công sở.
Vướng mắc thường gặp với chữ PO
PO là gì trong xuất nhập khẩu?
Vẫn là đơn đặt hàng. Nhà nhập khẩu gửi PO cho nhà xuất khẩu nước ngoài, nêu mặt hàng, giá cả, cách giao và cách trả tiền. PO thường là bước đầu, sau đó mới tới hợp đồng ngoại thương, hóa đơn thương mại và bộ chứng từ giao hàng.
POS là gì?
POS (Point of Sale) là điểm bán hàng, nơi khách thanh toán. Người Việt hay gọi máy quẹt thẻ là máy POS, còn phần mềm tính tiền ở cửa hàng là phần mềm POS.
Số PO là gì?
Là mã riêng của từng đơn đặt hàng, do bên mua đánh số. Nhà cung cấp chép số này lên hóa đơn, biên bản giao nhận để bên mua đối chiếu đúng lần mua.
PO có giá trị như hợp đồng không?
Khi bên bán đã xác nhận chấp nhận, PO trở thành cam kết mua bán giữa hai bên. Với giao dịch lớn hoặc lâu dài, các công ty vẫn nên ký hợp đồng riêng để quy định đầy đủ trách nhiệm và cách xử lý khi có tranh chấp.